Übersicht der relevanten gesetzlichen Vorschriften im Umgang mit Führungszeugnissen für Soziale Einrichtungen und Non-Profit Organisationen
Relevante gesetzliche Grundlagen für Soziale Einrichtungen und Non-Profit Organisationen
Der Umgang mit Führungszeugnissen in sozialen Einrichtungen und Non-Profit-Organisationen ist durch verschiedene Gesetze geregelt, die die Rechte von Arbeitnehmern und die Schutzbedürfnisse von vulnerablen Gruppen gleichermaßen berücksichtigen. Zu den wichtigsten rechtlichen Grundlagen gehören:
- § 30 und § 31 des Bundeszentralregistergesetzes (BZRG): Regelt die Beantragung und Ausstellung von Führungszeugnissen, einschließlich des erweiterten Führungszeugnisses für Tätigkeiten mit Kindern und Jugendlichen.
- § 72a SGB VIII: Verlangt von Trägern der Kinder- und Jugendhilfe, sicherzustellen, dass Personen mit einschlägigen Vorstrafen nicht beschäftigt werden.
- Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Stellt sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, einschließlich Führungszeugnissen, rechtmäßig und zweckgebunden erfolgt.
- Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG): Regelt den Schutz der Beschäftigten in Bezug auf ihre Persönlichkeitsrechte, auch im Kontext der Einsichtnahme in Führungszeugnisse.
Anforderungen an soziale Einrichtungen
Für soziale Einrichtungen und Non-Profit-Organisationen gelten besondere Anforderungen im Umgang mit Führungszeugnissen:
- Beantragung eines erweiterten Führungszeugnisses für Personen, die mit Kindern oder anderen schutzbedürftigen Gruppen arbeiten.
- Klare Dokumentation der Einsichtnahme in Führungszeugnisse, ohne Kopien anzufertigen, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden.
- Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit sensiblen personenbezogenen Daten.
- Regelmäßige Überprüfung der gesetzlichen Anforderungen und Anpassung interner Richtlinien.
Datenschutz und Verantwortlichkeiten
Die Verarbeitung von Führungszeugnissen unterliegt strengen Datenschutzvorgaben. Einrichtungen sollten folgende Punkte beachten:
- Einholung der Einwilligung der betroffenen Person vor der Einsichtnahme.
- Gewährleistung der sicheren Aufbewahrung von Unterlagen, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
- Verwendung der Daten ausschließlich für den angegebenen Zweck.
- Benennung eines Datenschutzbeauftragten, falls gesetzlich erforderlich.
Praktische Tipps zur Umsetzung
Um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, können soziale Einrichtungen und Non-Profit-Organisationen folgende Maßnahmen ergreifen:
- Erstellen Sie eine interne Richtlinie zum Umgang mit Führungszeugnissen.
- Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig über ihre Rechte und Pflichten.
- Implementieren Sie eine Checkliste für die Einsichtnahme und Dokumentation von Führungszeugnissen.
- Nutzen Sie digitale Tools, um Prozesse datenschutzkonform zu gestalten.