Für Träger, Unternehmen und Vereine

Software für
Führungszeugnisse

Die Komplettlösung für die Führungszeugnisverwaltung in der Sozialbranche

  • Rechtssicher dokumentieren
  • Übersichtlich verwalten
  • Smart steuern
Funktionen
Kontakt aufnehmen
Warum eine Software?

DokuPilot: Die Komplettlösung für Führungszeugnisse

Mit der Software DokuPilot digitalisieren Sie die Verwaltung von erweiterten Führungszeugnissen gemäß den gesetzlichen Anforderungen in der Sozialbranche. Unsere Lösung automatisiert Prozesse, minimiert den administrativen Aufwand und gewährleistet die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben.

Die Sicherheit und das Wohlbefinden der betreuten Personen – sei es in der Kinder- und Jugendhilfe oder in der Betreuung von erwachsenen Menschen mit Behinderung – haben höchste Priorität. Seit dem 01.01.2017 wird das erweiterte Führungszeugnis nicht nur für Mitarbeitende, die mit Kindern und Jugendlichen arbeiten, sondern auch für diejenigen gefordert, die in der Eingliederungshilfe tätig sind.

  • Prozesse
  • Sicherheit
    DSGVO-Konform
  • Benutzerfreundlich
Digitalisiert

Effiziente Prozesse

Automatisierte Erinnerungen, digitale Vier-Augen-Prüfung und Eskalationsstufen sorgen für einen reibungslosen Ablauf.

  • 2-Faktor Prüfung durch Vier-Augen-Prinzip
  • Automatisierte Erinnerungen
  • Fristenüberwachung und Eskalationsstufen
Hohe Sicherheit

Rechtssicherheit +
technische Sicherheit

Die Software entspricht den aktuellen Datenschutzbestimmungen und Rechtssprechungen. Die Anwendung ist durch verschiedene Maßnahmen abgesichert und Ihre Daten werden auf einem Hochsicherheits-Server in Deutschland gespeichert.

  • DSGVO-Konform
  • Auto-Log-Out
  • 2-Faktor Authentifizierung
  • Datensparsamkeit
Modern

Benutzerfreundlich
entwickelt

Die intuitive Oberfläche ermöglicht eine einfache Bedienung durch alle Mitarbeitenden.

  • Status-Bezeichnungen inkl. Farben
  • Automatisierungen
  • Vorlagen und Hilfestellungen

Führungszeugnisse in der Kinder- & Jugendhilfe
mit vs ohne Software

Nutzen Sie Sie Vorteile unserer Komplettanwendung für den richtigen Umgang mit Führungszeugnissen in der Kinder- & Jugendhilfe

Manuelle Ablage

Führungszeugnisse wurden im Original in die Personalakte abgelegt und in Aktenordnern aufbewahrt.

Fehleranfälligkeit:

Handschriftliche Ausfüllhilfen waren fehleranfällig und werden nicht gegen kontrolliert.

Fristenkontrolle:

Die Fristen für die Überprüfung der Führungszeugnisse mussten manuell gepflegt werden. Frühzeitige Erinnerungen wurden nicht eingehalten.

Kein Überblick:

Der Status der Führungszeugnisse war schwer zu überblicken, da es kein zentrales Verzeichnis gab. Das Auffinden einzelner Prüfungen war zeitaufwändig und mühsam.

Keine revisionssichere Dokumentation:

Die Dokumentation der Führungszeugnisprüfung war nicht revisionssicher und konnte im Nachhinein nicht lückenlos nachvollzogen werden.

Ohne Software

Digitale Ablage:

Die notwendigen Daten der Prüfungen sind durch modernste Sicherheitstechnologien geschützt. Es werden keine Führungszeugnise in der Anwendung gespeichert!

4 Augen Prinzip bei Prüfungen

Prüfungen werden von zwei unabhängigen Mitarbeindenden eingegeben und vom System auf Stimmigkeit geprüft. Fehler werden automatisch erkannt.

Automatische Fristenkontrolle:

Dokupilot erinnert automatisch an die Überprüfung der Führungszeugnisse und minimiert so das Risiko von Versäumnissen. Vorlagen und Mailings stehen zur Verfügung.

Volle Übersicht:

Der Status aller Führungszeugnisse und Prüfungen ist jederzeit in einem übersichtlichen Dashboard einsehbar.

Revisionssichere Dokumentation:

Die gesamte Dokumentation der Führungszeugnisprüfung ist revisionssicher und jederzeit nachvollziehbar.
Die Vorteile

Mit DokuPilot

Unverbindlich

Bereit Ihre für eine Demo?

Gerne zeigen wir Ihnen die Software in einer Online-Präsentation und beantworten Ihre Fragen. 

Kontakt aufnehmen