Pflichten für Arbeitgeber bei der Datenverarbeitung von Führungszeugnissen
Der Datenschutz spielt eine zentrale Rolle bei der Verwaltung von Führungszeugnissen durch Arbeitgeber. Führungszeugnisse enthalten sensible Informationen über die Vorstrafen oder die Straffreiheit von Bewerbern und Mitarbeitern. Damit verbunden ist eine hohe Verantwortung im Hinblick auf die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung). Im Folgenden erfahren Sie, welche Pflichten Arbeitgeber haben, um den Datenschutz bei der Verwaltung von Führungszeugnissen zu gewährleisten.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Führungszeugnissen
Führungszeugnisse dürfen nur dann angefordert und verarbeitet werden, wenn eine gesetzliche Grundlage oder ein berechtigtes Interesse besteht. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Erhebung von Führungszeugnissen erforderlich ist, zum Beispiel für sicherheitsrelevante Positionen. Unverhältnismäßige Anfragen ohne klaren Bezug zur beruflichen Eignung sind nach der DSGVO nicht zulässig.
Minimierung der Datenerhebung und Zweckbindung
Ein wichtiger Grundsatz der DSGVO ist die Datenminimierung. Arbeitgeber dürfen nur solche Informationen verarbeiten, die für den jeweiligen Zweck notwendig sind. Führungszeugnisse dürfen nur für den spezifischen Zweck, zu dem sie angefordert wurden, genutzt werden. Dies bedeutet auch, dass die Daten keinesfalls zu anderen Zwecken weiterverarbeitet werden dürfen.
Sichere Aufbewahrung und Zugriffskontrolle
Führungszeugnisse sind besonders schützenswerte personenbezogene Daten. Arbeitgeber sind verpflichtet, angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Dazu zählt eine sichere Aufbewahrung der Dokumente, beispielsweise in verschlossenen Schrankfächern oder durch Verschlüsselung bei digitaler Speicherung. Zugriffe auf diese sensiblen Informationen sollten strikt auf berechtigte Personen beschränkt sein.
Löschfristen beachten
Eine weitere Pflicht der Arbeitgeber ist die Einhaltung von Löschfristen. Führungszeugnisse sollten nach Zweckerfüllung unverzüglich gelöscht werden. Längere Aufbewahrungen sind nur dann zulässig, wenn gesetzliche Vorgaben dies erfordern oder ausdrücklich vom Mitarbeiter zugestimmt wurde. Regelmäßige Überprüfungen der Aufbewahrungsfristen helfen dabei, unbefugte Datenspeicherungen zu vermeiden.
Informationspflicht und Rechte der Betroffenen
Arbeitnehmer haben das Recht, über die Verarbeitung ihrer Daten informiert zu werden. Arbeitgeber sind daher verpflichtet, die Mitarbeiter darüber zu informieren, zu welchem Zweck das Führungszeugnis erhoben und verarbeitet wird. Weiterhin haben Betroffene das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung ihrer Daten, was auch die Führungszeugnisse einschließt.