Software

Führungszeugnisse digital verwalten

Vom ersten Anschreiben an den Mitarbeitenden, über die Bescheinung an die Gemeinde bis hin zur Prüfung der Einsichtsnahme. Wir bilden den gesamten Prozess in einer Software ab. 

Gesamter Prozess digitalisiert

Effiziente Prozesse, durch Automation

Automatisierte Anschreiben, Bescheinigungen, Erinnerungen und Fristenüberwachung sorgen für einen reibungslosen Ablauf und sparen Verwaltungsaufwand. Mit unserer Software können Sie Einsichtsnahmen in wenigen Sekunden sicher dokumentieren. 

  • Flexibel anpassbar
  • Geringer Aufwand
  • Prüfung & Dokumentation
  • Sicherheit
    DSGVO-Konform
  • Benutzerfreundlich
Digitalisiert

Führungszeugnisse in Sekunden prüfen und dokumentieren

Die Einsichtsnahme in ein Führungszeugnis muss sauber und korrekt dokumentiert werden. Mit Hilfe unseres Vier-Augen-Prinzips vermeiden wir Fehler und Prüfungen nehmen wenig Zeit in Anspruch. 

  • Automatische Fehlererkennung
  • 2-Faktor Prüfung durch Vier-Augen-Prinzip
  • Rechtzeitige Erinnerungen
  • Fristenüberwachung und Eskalationsstufen
Individuell

Automatisch PDF-Bescheinigungen, Nachweise und Prüfbestätigungen erzeugen und verschicken

Unser System ermöglicht es individuelle Bescheinigungen für das Beantragen eines Führungszeugnisses, Kostenübernahmen oder Prüfbestätigungen zu erstellen. Diese können automatisch oder manuell an die zu prüfende Person verschickt werden. So sparen Sie Zeit und reduzieren den Verwaltungsaufwand erheblich.

  • Eigene Texte individuell anpassbar
  • Für einzelne Untergruppen (Hauptamtliche, Ehrenamtliche etc.) einstellbar
  • Eigenes Briefpapier-Design hochladen
  • Automatischer Versand oder manuell anstoßen mit einem Klick
Modern

Benutzerfreundlich
entwickelt

Die intuitive Oberfläche ermöglicht eine einfache Bedienung durch alle Mitarbeitenden. Ein Ampel-Sytem mit Farben unterstüzt bei der Orientierung. 

  • Status-Bezeichnungen inkl. Farben
  • Vorlagen und Hilfestellungen
  • PDF-Generator für Anschreiben + Bescheinigung
  • Rollen mit unterschiedlichen Rechten

–

Hohe Sicherheit

Rechtssicherheit +
technische Sicherheit

Die Software entspricht den aktuellen Datenschutzbestimmungen und Rechtssprechungen. Die Anwendung ist durch verschiedene Maßnahmen abgesichert und Ihre Daten werden auf einem Hochsicherheits-Server in Deutschland gespeichert. Es wird nur die Einsichtsnahme gespeichert und keinerlei Kopien vom Führungszeugnissen! 

  • DSGVO-Konform
  • 2-Faktor Authentifizierung via E-Mail Code
  • Auto-Log-Out bei Inaktivität
  • Datensparsamkeit von Anfang bis Ende
DSGVO-Siegel
Server-Siegel3
SSL-Siegel

Führungszeugnisse verwalten
mit vs ohne Software

Nutzen Sie Sie Vorteile unserer Komplettanwendung für den richtigen Umgang mit Führungszeugnissen in Ihrer Branche.

Manuelle Ablage

Führungszeugnisse wurden im Original in die Personalakte abgelegt und in Aktenordnern aufbewahrt.

Fehleranfälligkeit:

Handschriftliche Ausfüllhilfen waren fehleranfällig und werden nicht gegen kontrolliert.

Fristenkontrolle:

Die Fristen für die Überprüfung der Führungszeugnisse mussten manuell gepflegt werden. Frühzeitige Erinnerungen wurden nicht eingehalten.

Kein Überblick:

Der Status der Führungszeugnisse war schwer zu überblicken, da es kein zentrales Verzeichnis gab. Das Auffinden einzelner Prüfungen war zeitaufwändig und mühsam.

Keine revisionssichere Dokumentation:

Die Dokumentation der Führungszeugnisprüfung war nicht revisionssicher und konnte im Nachhinein nicht lückenlos nachvollzogen werden.

Ohne Software

Digitale Ablage:

Die notwendigen Daten der Prüfungen sind durch modernste Sicherheitstechnologien geschützt. Es werden keine Führungszeugnise in der Anwendung gespeichert!

4 Augen Prinzip bei Prüfungen

Prüfungen werden von zwei unabhängigen Mitarbeindenden eingegeben und vom System auf Stimmigkeit geprüft. Fehler werden automatisch erkannt.

Automatische Fristenkontrolle:

Dokupilot erinnert automatisch an die Überprüfung der Führungszeugnisse und minimiert so das Risiko von Versäumnissen. Vorlagen und Mailings stehen zur Verfügung.

Volle Übersicht:

Der Status aller Führungszeugnisse und Prüfungen ist jederzeit in einem übersichtlichen Dashboard einsehbar.

Revisionssichere Dokumentation:

Die gesamte Dokumentation der Führungszeugnisprüfung ist revisionssicher und jederzeit nachvollziehbar.
Die Vorteile

Mit DokuPilot

Unverbindlich

Bereit für eine Demo?

Gerne zeigen wir Ihnen die Software in einer Online-Präsentation und beantworten Ihre Fragen. 

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