Fristen zur Aufbewahrung von Führungszeugnissen in verschiedenen Branchen

Allgemeine Aufbewahrungspflichten für Führungszeugnisse

Im Allgemeinen gelten Führungszeugnisse als personenbezogene Daten, die nach der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) verarbeitet werden müssen. Das bedeutet, dass sie nur so lange aufbewahrt werden dürfen, wie es für den Zweck erforderlich ist, für den sie erhoben wurden. Sobald dieser Zweck entfällt, müssen die Dokumente gelöscht oder sicher vernichtet werden. Dennoch gibt es branchenspezifische Unterschiede, die Unternehmen beachten müssen.

Branchenbezogene Fristen zur Aufbewahrung

1. Gesundheitswesen

Im Gesundheitswesen ist die Vorlage eines Führungszeugnisses oftmals für Mitarbeiter notwendig, die in sensiblen Bereichen arbeiten, z. B. in der Pflege. Die Aufbewahrung sollte in der Regel nicht länger als sechs Monate erfolgen, nachdem die Notwendigkeit zur Einsicht entfallen ist. So wird sichergestellt, dass die sensiblen Daten nicht länger als erforderlich gespeichert werden.

2. Kindertagesstätten und Schulen

In Einrichtungen wie Kindertagesstätten oder Schulen ist die Vorlage eines erweiterten Führungszeugnisses zwingend notwendig. Hier gilt, dass das Führungszeugnis nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses unverzüglich vernichtet werden muss. Es gibt keine festgelegte Aufbewahrungsfrist, da die sensiblen Daten unmittelbar nach Wegfall der Notwendigkeit zu löschen sind.

3. Sicherheitsbranche

In der Sicherheitsbranche ist die Vorlage eines Führungszeugnisses oftmals Voraussetzung für den Erhalt der Genehmigung nach § 34a GewO (Gewerbeordnung). In diesen Fällen können die Führungszeugnisse bis zu zwei Jahre aufbewahrt werden, um im Rahmen von Genehmigungs- oder Überprüfungsverfahren entsprechende Nachweise erbringen zu können.

4. Öffentlicher Dienst

Im öffentlichen Dienst werden Führungszeugnisse oft zur Beurteilung der Eignung einer Person für eine bestimmte Position verwendet. Hier gilt ebenfalls, dass die Aufbewahrung nur so lange erfolgen darf, wie der Zweck der Datenverarbeitung besteht. In der Regel werden die Führungszeugnisse nach sechs Monaten vernichtet.

Löschung von Führungszeugnissen

Um den Datenschutzanforderungen gerecht zu werden, müssen Führungszeugnisse nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ordnungsgemäß vernichtet werden. Das bedeutet, dass die Dokumente entweder geschreddert oder durch ein zertifiziertes Dienstleistungsunternehmen entsorgt werden sollten. Eine elektronische Speicherung sollte ebenfalls nach Ablauf der Frist sicher gelöscht werden.

Fazit

Die Aufbewahrungs- und Löschungspflichten für Führungszeugnisse sind je nach Branche unterschiedlich und müssen sorgfältig beachtet werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Unternehmen sollten klare Prozesse zur Datenaufbewahrung und Löschung definieren, um Datenschutzverstöße zu vermeiden und die Rechte ihrer Mitarbeiter zu wahren.