Führungszeugnis FAQ – Alles Wichtige zu Beantragung, Arten & Datenschutz

Antworten auf die häufigsten Fragen rund um das Führungszeugnis: Beantragung, Unterschiede zwischen einfachem und erweitertem Führungszeugnis, gesetzliche Vorgaben und Datenschutzrichtlinien für Arbeitgeber & soziale Einrichtungen.

Allgemeine Themen

Ein Führungszeugnis ist ein offizielles Dokument des Bundesamts für Justiz, das Auskunft über Vorstrafen gibt. Es wird oft für Bewerbungen, behördliche Genehmigungen oder ehrenamtliche Tätigkeiten benötigt.

Welche Arten von Führungszeugnissen gibt es?

  • Privatführungszeugnis: Für persönliche Zwecke oder Bewerbungen.
  • Behördliches Führungszeugnis: Für offizielle Genehmigungen oder den öffentlichen Dienst.
  • Erweitertes Führungszeugnis: Erforderlich für Tätigkeiten mit Kindern und Jugendlichen.

Wie kann ich ein Führungszeugnis beantragen?
Ein Führungszeugnis kann persönlich im Bürgeramt oder online über das Bundesamt für Justiz beantragt werden. Für die Online-Beantragung sind ein elektronischer Personalausweis und ein Kartenlesegerät nötig.

Wie lange ist ein Führungszeugnis gültig?
Es gilt in der Regel bis zu sechs Monate, wobei die Anerkennung von der anfordernden Stelle abhängt.

Es hilft Arbeitgebern, die Eignung einer Person für vertrauensvolle Tätigkeiten zu prüfen, insbesondere in sensiblen Bereichen wie Betreuung, Pflege oder Erziehung.

Wie schützt ein Führungszeugnis gefährdete Personengruppen?
Es stellt sicher, dass nur geeignete Personen mit Kindern, älteren Menschen oder Menschen mit Behinderungen arbeiten, indem es relevante Vorstrafen offenlegt.

Welche Rolle spielt das Führungszeugnis für Arbeitgeber?
Es dient der Prävention und schafft Vertrauen, indem es verhindert, dass Personen mit bestimmten Vorstrafen Zugang zu gefährdeten Gruppen erhalten.

Es dient als Sicherheitsüberprüfung für vertrauenswürdige Positionen, insbesondere in sensiblen Berufen wie Erziehung, Pflege oder Sicherheitsdiensten.

Wer braucht ein Führungszeugnis?
Typischerweise wird es für Erzieher, Pflegekräfte, Sicherheitsdienste und Berufe im Finanzsektor verlangt – besonders, wenn es um den Schutz von Menschen oder hohen Sicherheitsstandards geht.

Wie kann man ein Führungszeugnis beantragen?
Die Beantragung erfolgt online oder persönlich im Einwohnermeldeamt. Da es nur wenige Monate gültig ist, sollte es zeitnah vor dem Bedarf beantragt werden.

  • Privatführungszeugnis: Wird für Bewerbungen oder private Zwecke ausgestellt.
  • Behördenführungszeugnis: Wird direkt an eine Behörde gesendet und enthält zusätzliche relevante Informationen.
  • Erweitertes Führungszeugnis: Erforderlich für Tätigkeiten mit Kindern oder Jugendlichen, da es auch geringere Vergehen aufführt.
  • Europäisches Führungszeugnis: Enthält zusätzlich Einträge aus dem Herkunftsland von EU-Bürgern.
  • Führungszeugnis für Unternehmen: Wird für bestimmte Lizenzen oder behördliche Genehmigungen benötigt.
  • Einfaches Führungszeugnis: Enthält rechtskräftige Verurteilungen und wird für allgemeine Bewerbungen genutzt.
  • Erweitertes Führungszeugnis: Enthält zusätzlich geringere Vergehen, die für den Schutz von Kindern relevant sind, und wird für Berufe mit Minderjährigen benötigt.

Wer benötigt ein erweitertes Führungszeugnis?
Personen, die beruflich oder ehrenamtlich mit Kindern oder Jugendlichen arbeiten, z. B. Erzieher, Lehrer oder Betreuer.

Datenschutz bei Führungszeugnissen

Führungszeugnisse dürfen nur angefordert und verarbeitet werden, wenn eine gesetzliche Grundlage oder ein berechtigtes Interesse besteht.

Wie müssen Führungszeugnisse aufbewahrt werden?
Sie müssen sicher gelagert werden (z. B. verschlossene Schränke oder verschlüsselte digitale Speicherung), mit Zugriff nur für berechtigte Personen.

Wie lange dürfen Führungszeugnisse aufbewahrt werden?
Nur so lange, wie es für den Zweck erforderlich ist. Danach müssen sie gelöscht werden, sofern keine gesetzlichen Vorgaben eine längere Aufbewahrung verlangen.

Welche Rechte haben Arbeitnehmer in Bezug auf ihr Führungszeugnis?
Sie haben das Recht auf Information, Auskunft, Berichtigung und Löschung ihrer Daten gemäß DSGVO.

  • Zweckbindung: Nur anfordern, wenn es für die Tätigkeit erforderlich ist.
  • Datenminimierung: Nur notwendige Informationen erheben.
  • Informationspflicht: Mitarbeiter über die Verarbeitung ihrer Daten aufklären.
  • Speicherbegrenzung: Daten nur solange speichern, wie sie benötigt werden.
  • Sicherheitsmaßnahmen: Zugang zu den Daten strikt beschränken.

Welche Folgen drohen bei Verstößen gegen den Datenschutz?

  • Bußgelder: Bis zu 20 Mio. € oder 4 % des Jahresumsatzes.
  • Vertrauensverlust: Schaden für das Unternehmensimage.
  • Rechtsansprüche: Betroffene können Schadensersatz fordern.

 

Nur so lange, wie es für den Zweck erforderlich ist. Wurde der Bewerber nicht eingestellt, muss das Führungszeugnis spätestens nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens vernichtet werden.

Wann müssen Führungszeugnisse gelöscht werden?
Spätestens nach sechs Monaten, um den Datenschutzbestimmungen der DSGVO zu entsprechen.

Wie müssen Führungszeugnisse gelöscht werden?
Papierdokumente sollten sicher entsorgt, digitale Kopien dauerhaft gelöscht werden.

Welche Datenschutzmaßnahmen gelten für Führungszeugnisse?

  • Begrenzter Zugriff auf die Dokumente
  • Verschlüsselte Speicherung digitaler Kopien
  • Klare interne Richtlinien zum Datenschutz
  • Führungszeugnissen.
  • § 72a SGB VIII: Verbietet die Beschäftigung einschlägig vorbestrafter Personen in der Kinder- und Jugendhilfe.
  • DSGVO: Stellt sicher, dass Führungszeugnisse nur zweckgebunden verarbeitet werden.
  • ArbSchG: Schützt die Persönlichkeitsrechte der Beschäftigten.

Welche Pflichten haben soziale Einrichtungen beim Umgang mit Führungszeugnissen?

  • Einsichtnahme, aber keine Kopien anfertigen.
  • Schulung der Mitarbeitenden im Datenschutz.
  • Regelmäßige Überprüfung gesetzlicher Vorgaben.

Wie können soziale Einrichtungen Datenschutz sicherstellen?

  • Einwilligung der betroffenen Person einholen.
  • Sichere Aufbewahrung und Zugriffsbeschränkung.
  • Nutzung der Daten nur für den vorgesehenen Zweck.

Technische Fragen

Nein, in der Software werden keine Scans oder Originale gespeichert. Es wird lediglich die Einsichtsnahme dokumentiert, also ob ein Eintrag vorhanden ist oder nicht und Basisdaten wie das Ausstellungsdatum. So schreibt es auch der Datenschutz vor. Viele Unternehmen legen noch das Original in die Personalakte, was strengenstens verboten ist!

Eine Einsichtsnahme zu dokumentieren dauert unter 30 Sekunden, da alle Basis-Daten bereits in der Software vorhanden sind. es müssen nur wenige Klicks und Angaben getätigt werden. 

Die Bescheinigungen für die Mitarbeitenden, die bei den lokalen Gemeinden vorgelegt werden müssen, können von unserer Software automatisch oder manuell erzeugt werden. Es reichen wenige Klicks aus, um eine individuelle PDF mit allen Daten zu erzeugen, die ihr Briefdesign enthält. Im Alltag ist dieses Feature eine große Zeitersparnis. 

Das System überwacht die Fristen, gibt Hinweise und Warnungen aus. Zudem werden im System durch ein visuelles Ampel-System mit Farben die Dringlichkeit dargestellt. 

Ja, es sind sowohl Einmalimporte als auch Dauerschnittstellen zu Ihrer Personalsoftware möglich. 

Unverbindlich

Bereit für eine Demo?

Gerne zeigen wir Ihnen die Software in einer Online-Präsentation und beantworten Ihre Fragen.