Aufbewahrungs- und Löschungspflichten: Fristen zur Aufbewahrung von Führungszeugnissen

Das Führungszeugnis ist ein wichtiger Bestandteil vieler Bewerbungsverfahren. Arbeitgeber verlangen es, um sich ein Bild über die Zuverlässigkeit eines potenziellen Mitarbeiters zu machen. Doch was geschieht mit diesen Dokumenten, wenn sie nicht mehr benötigt werden? Welche gesetzlichen Fristen zur Aufbewahrung von Führungszeugnissen gelten und wann müssen sie gelöscht werden? Dieser Artikel gibt Ihnen einen Überblick über die geltenden Aufbewahrungs- und Löschungspflichten.

Aufbewahrung von Führungszeugnissen: Wie lange dürfen sie gespeichert werden?

Führungszeugnisse enthalten sensible Informationen, die dem Datenschutz unterliegen. Arbeitgeber dürfen diese Dokumente nicht unbegrenzt speichern. Nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt, dass personenbezogene Daten nur so lange aufbewahrt werden dürfen, wie dies für den Zweck ihrer Erhebung erforderlich ist.

In der Regel bedeutet dies, dass Führungszeugnisse nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens vernichtet werden müssen, sofern der Bewerber nicht eingestellt wurde. Eine Aufbewahrung darüber hinaus kann nur dann gerechtfertigt sein, wenn zum Beispiel ein rechtlicher Anspruch aus dem Bewerbungsverfahren entsteht.

Löschungspflichten: Wann müssen Führungszeugnisse gelöscht werden?

Spätestens nach sechs Monaten sollte ein Führungszeugnis gelöscht werden, um den Anforderungen der DSGVO zu genügen. Diese Frist orientiert sich an den allgemeinen Verjährungsfristen für etwaige Ansprüche aus dem Bewerbungsverfahren, wie z.B. bei potenziellen Diskriminierungsklagen.

Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass elektronische und physische Kopien von Führungszeugnissen ordnungsgemäß vernichtet werden. Dies umfasst die Löschung von digitalen Kopien aus Datenbanken sowie die sichere Entsorgung von Papierdokumenten.

Datenschutzrechtliche Anforderungen bei der Aufbewahrung

Um den datenschutzrechtlichen Anforderungen gerecht zu werden, sollten Arbeitgeber geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Dazu gehören der kontrollierte Zugang zu den Daten, die Verschlüsselung elektronischer Dateien und die Begrenzung der Anzahl der Personen, die Zugang zu den Führungszeugnissen haben.

Zudem sollten Unternehmen klare Richtlinien für den Umgang mit Führungszeugnissen entwickeln, damit alle Mitarbeiter wissen, wie sie mit diesen sensiblen Daten umzugehen haben.

Fazit: Aufbewahrungs- und Löschungspflichten ernst nehmen

Die Aufbewahrungs- und Löschungspflichten für Führungszeugnisse sind ein wichtiger Bestandteil des Datenschutzes im Arbeitsumfeld. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass sie Führungszeugnisse nur so lange aufbewahren, wie es notwendig ist, und diese anschließend unverzüglich löschen. Verstöße gegen diese Pflichten können zu hohen Geldbußen führen und das Vertrauen der Bewerber in das Unternehmen schädigen.

Die Informationen in diesem Beitrag stellen keine Rechtsberatung dar! Für Fragen zum Thema empfehlen wir einen Rechtsanwalt zu kontaktieren.